3 wskazówki, jak brzmieć bardziej profesjonalnie w e-mailach służbowych

W dzisiejszych czasach Twoja praca może wymagać wysyłania e-maili do współpracowników, szefów, klientów i nie tylko.

Twoje e-maile nie są prostymi wiadomościami; reprezentuje to, kim jesteś jako profesjonalny pracownik. Dlatego chcesz mieć pewność, że każda wysłana wiadomość e-mail jest dobrze napisana i łatwa do odczytania.

Jeśli Twoja firma korzysta z określonego programu - na przykład Microsoft Outlook - możesz chcieć dowiedzieć się, jak złożyć wniosek formatowanie wiadomości . Niezależnie od platformy używanej do wysyłania wiadomości istnieje kilka podstawowych wskazówek, o których należy pamiętać przed kliknięciem przycisku Wyślij w wiadomości e-mail.

Windows nie może być zainstalowany na tym dysku sprzętu tego komputera

Funkcjonowanie w sferze zawodowej może stanowić wyzwanie dla każdego, ale być może szczególnie dla osób radzących sobie z objawami chorób psychicznych lub innymi problemami ze zdrowiem psychicznym.

Na szczęście w Internecie dostępnych jest wiele narzędzi, które pomogą Ci radzić sobie z tymi stresorami, opracować dobre mechanizmy radzenia sobie i dzielić się swoimi uczuciami. Kliknij tutaj aby uzyskać więcej informacji i artykułów, które mogą zapewnić dalszy wgląd i dostęp do leczenia, jeśli to konieczne.

Sprawdź swoje służbowe wiadomości e-mail

Najważniejszym i najcenniejszym narzędziem, jakim dysponujesz, jest korekta. Zanim pomyślisz o wysłaniu wiadomości e-mail, zastanów się nad ważnym pytaniem: czy Twój e-mail ma sens gramatyczny i logiczny?

Sprawdź, czy nie ma błędów gramatycznych, korzystając z wbudowanego modułu sprawdzania pisowni e-maila, jeśli jest dostępny. Jeśli wątpisz w swój moduł sprawdzania pisowni, nie bój się korzystać z zasobów zewnętrznych (takich jak słownik online).

Inne błędy gramatyczne, na które należy zwrócić uwagę, mogą obejmować:

co to jest czarodziej mucky ducks

• Nieprawidłowe użycie wielkich liter
• Nieprawidłowe użycie interpunkcji (przecinki, średniki itp.)
• Nieodpowiedni styl i ton pisania dla profesjonalnego otoczenia
• Nieprawidłowe użycie nazw własnych - jest to szczególnie ważne w przypadku zwracania się do innych osób; Niewiele rzeczy jest bardziej krępujących niż błędna pisownia imienia lub nazwiska ważnej osoby!

Gdy wiadomość e-mail będzie gotowa, przeczytaj ją na głos, aby sprawdzić, czy ma sens. Czasami można stwierdzić, czy zdanie jest błędne, po prostu po tym, jak brzmi.

Stamtąd możesz wprowadzić wszelkie poprawki, aby upewnić się, że ogólny przepływ wiadomości e-mail jest spójny.

Na koniec, jeśli masz czas, zapisz wiadomość e-mail jako wersję roboczą i odejdź. Możesz również poprosić najbliższych znajomych lub rodzinę o przeczytanie Twojej wiadomości e-mail, aby sprawdzić, czy nie zauważą żadnych błędów.

Dobrą zasadą jest wybranie opcji wyślij tylko wtedy, gdy masz pewność, że wszystko w wiadomości zostało sprawdzone i ponownie przeanalizowane, najlepiej jak potrafisz.

Bądź zwięzły w e-mailach służbowych

Każdy w Twojej firmie ma swoje obowiązki, dlatego warto szanować ich czas, tworząc zwięzłe wiadomości e-mail. Sprawiając, że są krótkie, słodkie i na temat, możesz szybko uzyskać jasną odpowiedź i kontynuować swój dzień.

Po pierwsze, upewnij się, że Twoje wiadomości zawierają krótkie, łatwe do zrozumienia akapity. W rzeczywistości każdy akapit nie musi być dłuższy niż dwa zdania.

Załóżmy, że Twój e-mail wymaga napisania wielu pełnych akapitów. W takim przypadku możesz rozważyć zaplanowanie osobistego spotkania z osobą, do której wysyłasz e-maile, aby zminimalizować zamieszanie i nieporozumienia.

Upewnij się, że każdy z twoich akapitów zawiera tylko istotne informacje. Uwzględnienie drobnych szczegółów, które mogą pomóc odbiorcy zrozumieć Twoją wiadomość, jest kuszące, ale usuwając te załączniki, możesz utworzyć wiadomość e-mail, która będzie krótka i bezpośrednia.

Tego typu wiadomości są często dużo łatwiejsze do zrozumienia dla czytelnika, a strona odbierająca prawdopodobnie zada w odpowiedzi pytania wyjaśniające, jeśli zajdzie taka potrzeba.

zaśpiewaj film o kodi

Innym pomocnym sposobem używania zwięzłego języka jest uważanie na czasowniki. Na przykład coś takiego, jak chcę móc wysłać raport, może zostać skrócone do Wysyłam raport.

W tym scenariuszu wyeliminowałbyś czasownik a jako czasownik i zastąpił go aktywnym czasownikiem, który eliminuje słownictwo.

Pisz z szacunkiem

Przede wszystkim przekazuj swoją wiadomość z szacunkiem.

Agresja w e-mailu może wydawać się złośliwa, ponieważ odbiorca nie rozmawia z tobą bezpośrednio. Możesz uniknąć tego przypadkowego tonu, nawet przy przekazywaniu złych wiadomości, równoważąc negatywność z pozytywnością.

Na przykład, jeśli chcesz skrytykować pracę pracownika, możesz rozpocząć zdanie od powiedzenia czegoś pozytywnego, a zakończyć swoją krytyką.

Dodatkowo, unikaj używania but . Neguje pierwszą połowę zdania, więc nawet jeśli zaczynasz od czegoś pozytywnego, używając, ale może sprawić, że ktoś pomyśli, że jesteś nieszczery. Więc zamień ale zi, aby oba stwierdzenia pozostały prawdziwe.

lgup_store_frame_ver_1_14_3.msi

Możesz również pomyśleć o dołączeniu krótkiego podpisu na końcu wiadomości. Podpisy te mogą pomóc w przekazaniu odbiorcy ważnych danych kontaktowych i osobistych.

Jeśli chcesz, przejdź do ustawień poczty e-mail i skonfiguruj podpis zawierający swoje imię i nazwisko, kontaktowy numer telefonu i inne powiązane witryny.

Jeśli Twoja firma ma logo, możesz rozważyć włączenie elementów wizualnych jako części podpisu. Rezultatem jest wiadomość e-mail, która brzmi i wygląda profesjonalnie, zachowując pełen szacunku ton.

Wniosek

Jedną z głównych rzeczy, o których należy pamiętać, jest tworzenie krótkich, zwięzłych i bezbłędnych wiadomości najlepiej, jak potrafisz, nawet w bardziej swobodnych wiadomościach e-mail. Robiąc to, pokażesz swojemu szefowi, że ich szanujesz, i wmawiasz sobie, że rzeczywiście jesteś profesjonalistą, za jakiego chcesz, żeby inni postrzegali Cię jako.