3 wskazówki, jak brzmieć bardziej profesjonalnie w służbowych wiadomościach e-mail

W dzisiejszych czasach Twoja praca może wymagać wysyłania e-maili do współpracowników, szefów, klientów i nie tylko.

Twoje e-maile nie są prostymi wiadomościami; reprezentuje to, kim jesteś jako profesjonalny pracownik. Dlatego chcesz mieć pewność, że każdy wysłany e-mail jest dobrze napisany i łatwy do odczytania.

Jeśli Twoja firma korzysta z określonego programu – na przykład Microsoft Outlook – możesz dowiedzieć się, jak złożyć wniosek formatowanie wiadomości . Niezależnie od platformy, której używasz do przesyłania wiadomości, istnieją różne podstawowe wskazówki, o których powinieneś pamiętać przed kliknięciem wyślij na swój e-mail.

htt: //activate.starz.com

Funkcjonowanie w sferze zawodowej może być wyzwaniem dla każdego, ale być może przede wszystkim dla tych, którzy radzą sobie z objawami choroby psychicznej lub innymi problemami ze zdrowiem psychicznym.

Na szczęście w Internecie dostępnych jest wiele narzędzi, które pomagają radzić sobie z tymi stresorami, rozwijać dobre mechanizmy radzenia sobie i dzielić się swoimi uczuciami. Kliknij tutaj aby uzyskać więcej informacji i artykułów, które mogą zapewnić dalszy wgląd i dostęp do leczenia, jeśli to konieczne.

Sprawdź swoje służbowe wiadomości e-mail

Najważniejszym i najcenniejszym narzędziem, jakim dysponujesz, jest korekta. Zanim pomyślisz o wysłaniu e-maila, zastanów się nad ważnym pytaniem: czy Twój e-mail ma sens gramatyczny i logiczny?

Sprawdź, czy nie ma błędów gramatycznych, korzystając z wbudowanego modułu sprawdzania pisowni wiadomości e-mail, jeśli jest dostępny. Jeśli wątpisz w swój moduł sprawdzania pisowni, nie bój się korzystać z zewnętrznych zasobów (takich jak słownik internetowy).

Inne błędy gramatyczne, na które należy zwrócić uwagę, mogą obejmować:

• Nieprawidłowe użycie wielkich liter
• Nieprawidłowe użycie interpunkcji (przecinki, średniki itp.)
• Nieodpowiedni styl i ton pisania w profesjonalnym otoczeniu
• Niepoprawne użycie rzeczowników własnych – jest to szczególnie ważne w przypadku zwracania się do innych osób; niewiele rzeczy jest bardziej zawstydzających niż błędna pisownia nazwiska kogoś (lub czegoś) ważnego!

Gdy Twój e-mail będzie gotowy, przeczytaj go na głos, aby sprawdzić, czy ma to sens. Czasami możesz stwierdzić, czy zdanie jest wyłączone, po prostu po brzmieniu.

Stamtąd możesz wprowadzić dowolne poprawki, aby upewnić się, że ogólny przepływ wiadomości e-mail jest spójny.

Na koniec, jeśli masz czas, zapisz wiadomość e-mail jako wersję roboczą i odejdź od niej. Możesz również poprosić najbliższych znajomych lub rodzinę o przeczytanie wiadomości e-mail, aby sprawdzić, czy zauważą jakieś błędy.

Dobrą zasadą jest klikanie „wyślij” tylko wtedy, gdy masz pewność, że sprawdziłeś i ponownie rozważyłeś wszystko w swojej wiadomości najlepiej, jak potrafisz.

Bądź zwięzły w służbowych wiadomościach e-mail

Każdy w Twojej firmie ma swoje obowiązki, więc warto szanować ich czas, tworząc zwięzłe e-maile. Sprawiając, że są krótkie, słodkie i rzeczowe, możesz szybko uzyskać jasną odpowiedź i kontynuować swój dzień.

Po pierwsze, upewnij się, że Twoje wiadomości zawierają krótkie, łatwe do zrozumienia akapity. W rzeczywistości każdy akapit nie musi być dłuższy niż dwa zdania.

Załóżmy, że Twój e-mail wymaga napisania wielu pełnowymiarowych akapitów. W takim przypadku możesz zaplanować osobiste spotkanie z osobą, z którą wysyłasz e-maile, aby zminimalizować zamieszanie i nieporozumienia.

Upewnij się, że każdy z akapitów zawiera tylko istotne informacje. Choć kuszące jest włączenie drobnych szczegółów, które mogą pomóc odbiorcy w zrozumieniu wiadomości, ale pomijając te dodatki, możesz utworzyć wiadomość e-mail, która jest krótka i bezpośrednia.

Te rodzaje wiadomości są często znacznie łatwiejsze do zrozumienia dla czytelnika, a strona odbierająca prawdopodobnie zada w odpowiedzi pytania wyjaśniające, jeśli zajdzie taka potrzeba.

klawisze makr Windows 10

Innym pomocnym sposobem używania zwięzłego języka jest ostrożność w stosunku do czasowników „być”. Na przykład coś takiego jak „Chcę móc wysłać zgłoszenie” można skrócić do „Wysyłam zgłoszenie”.

W tym scenariuszu wyeliminowałbyś czasownik „być” i zastąpił go aktywnym czasownikiem, który eliminuje przegadywanie.

Pisz pełnym szacunku tonem

Przede wszystkim przekaż swoją wiadomość z szacunkiem.

Agresja w e-mailu może wydawać się złośliwa, ponieważ odbiorca nie rozmawia z Tobą bezpośrednio. Możesz uniknąć tego przypadkowego tonu, nawet gdy przekazujesz złe wieści, równoważąc negatywność z pozytywnością.

Na przykład, jeśli chcesz skrytykować wydajność pracownika, możesz zacząć zdanie od powiedzenia czegoś pozytywnego i zakończyć je swoją krytyką.

Do tego, unikaj używania „ale” . Neguje pierwszą połowę zdania, więc nawet jeśli zaczynasz od czegoś pozytywnego, użycie „ale” może sprawić, że ktoś pomyśli, że jesteś nieszczery. Zamień „ale” na „i”, aby oba stwierdzenia pozostały prawdziwe.

sterownik do telefonów Samsung

Możesz również pomyśleć o dołączeniu krótkiego podpisu na końcu wiadomości. Te podpisy mogą pomóc w przekazaniu odbiorcy ważnych danych kontaktowych i osobistych.

Jeśli chcesz, przejdź do ustawień poczty e-mail i skonfiguruj podpis zawierający Twoje imię i nazwisko, numer telefonu kontaktowego i inne witryny, z którymi jesteś powiązany.

Jeśli Twoja firma ma logo, możesz rozważyć włączenie grafiki jako części podpisu. Rezultatem jest wiadomość e-mail, która brzmi i wygląda profesjonalnie, zachowując pełen szacunku ton.

Wniosek

Jedną z głównych rzeczy, o których należy pamiętać, jest tworzenie krótkich, zwięzłych i pozbawionych błędów wiadomości najlepiej jak potrafisz, nawet w bardziej swobodnych wiadomościach e-mail. Robiąc to, pokażesz szefowi, że go szanujesz, i wmawiasz sobie, że rzeczywiście jesteś profesjonalistą, za jakiego chciałbyś, aby inni cię widzieli.